Cum se reduce dimensiunea fișierului Excel?
Mai jos sunt cele 4 metode pentru a reduce dimensiunea fișierului registrului de lucru Excel.
- Salvați fișierul în format binar
- Convertiți formule inutile în valori
- Comprimă imaginea
- Ștergerea memoriei cache pivot
Să discutăm în detaliu fiecare dintre metode -
# 1 - Salvați fișierul în format binar
Dimensiunea fișierului Excel ar putea fi redusă prin conversia formatului obișnuit .xlsx în .xlsb, care este formatul binar. Astfel, reducerea dimensiunii fișierului la cea mai mică dimensiune posibilă.
- Pasul 1 - Deschideți fișierul Excel .xlsx format.
- Pasul 2 - Apoi faceți clic pe fila Fișier. În lista derulantă File File din excel, alegeți Save As în excel.
- Pasul 3 - Acum selectați opțiunea Răsfoire , apoi va apărea o casetă de dialog.
- Pasul 4 - Apoi introduceți numele fișierului în „Nume fișier”, acum în meniul derulant „Salvare ca tip” selectați formatul .xlsb și faceți clic pe „Salvare”.
Această abordare le va permite să exceleze fișierul pentru a reduce dimensiunea foii de calcul.
# 2 - Conversia formulelor inutile în valori
Următoarea abordare care poate fi utilizată pentru a reduce dimensiunea fișierului Excel este de a converti formulele inutile în valori. Mai jos este lista pașilor pe care îi puteți folosi pentru a înțelege metodologia.
- Pasul 1 - Deschideți fișierul Excel și selectați întreaga foaie de lucru sau numărul de coloane care urmează să fie convertite din formule în valori.
- Pasul 2 - Apăsați acum tasta „F5”, va apărea caseta de dialog pop-up. Apoi faceți clic pe „Special”.
- Pasul 3 - Aceasta va deschide o altă casetă de dialog așa cum se arată mai jos, apoi faceți clic pe butonul radio pentru „Formule” și faceți clic pe Ok.
- Pasul 4 - Acum că au fost selectate toate celulele care conțin formule. Accesați fila Acasă și faceți clic pe „Lipire”.
- Pasul 5 - Selectați acum Valori, odată ce apare meniul derulant când faceți clic pe „Lipire”. Apoi faceți clic pe „Inserați valori”.
- Pasul 6 - Sau utilizați o tastă rapidă CTRL + ALT + V , apoi va apărea o casetă de dialog ca mai jos. Selectați butonul radio pentru „Valori” și faceți clic pe „OK”.
Aceasta ar converti formulele selectate în valori, ceea ce va permite reducerea fișierului pentru a reduce și a face foaia de calcul mai ușoară.
# 3 - Comprimă imaginea
Următoarea abordare este utilizarea comprimării imaginii într-un fișier Excel pentru a reduce dimensiunea registrului de lucru. Această metodă este esențială atunci când avem prea multe imagini conținute în registrul de lucru sau foaia de lucru care conduce pentru a crește dimensiunea fișierului Excel.
- Pasul 1 - Faceți clic pe imaginea pe care doriți să o comprimați. Apoi accesați fila „Formatare” din zona panglicii, așa cum se arată mai jos.
Acesta este instrumentul de imagine care apare numai atunci când imaginea este selectată.
- Pasul 2 - În fila „Format” selectați „Comprimare imagini”.
- Pasul 3 - O casetă de dialog va apărea după selectarea pictogramei de comprimare a imaginii.
- Pasul 4 - Opțiunea „Aplicați numai la această imagine” permite utilizatorului să comprime doar imaginea care a fost selectată. Deselectarea acestei opțiuni va permite comprimarea tuturor imaginilor din registrul de lucru. De asemenea, selectați opțiunea pentru „E-mail (96 PPI)”, care este dimensiunea minimă a documentului pentru partajare.
- Pasul 5 - Faceți clic pe Ok și salvați registrul de lucru. Acest lucru va reduce dimensiunea fișierului excel general.
# 4 - Ștergerea cache-ului pivot
Următoarea abordare vă va ajuta să reduceți dimensiunea fișierului Excel ștergând memoria cache pivot în timp ce creați tabelul pivot din datele sursă.
- Pasul 1 - Selectați fila „Analizați” din instrumentele tabelului pivot. Această filă apare numai atunci când este selectat tabelul pivot din fișierul Excel.
- Pasul 2 - Faceți clic acum pe meniul derulant opțiuni pivot urmat de opțiuni.
- Pasul 3 - Lângă o casetă de dialog va apărea, accesați fila Date.
- Pasul 4 - Deselectați acum caseta de selectare pentru „Salvare date sursă cu fișier”. Această opțiune nu va crea nicio cache pivot și permite reducerea dimensiunii fișierului Excel.
- Pasul 5 - Acum selectați opțiunea pentru „Reîmprospătare date la deschiderea fișierului”, aceasta va asigura că pivotul este reîmprospătat imediat ce fișierul Excel este deschis. Dacă opțiunea nu este selectată, atunci tabelul pivot trebuie actualizat manual, ceea ce ar duce la generarea cache-ului pivot.
Pasul 6 - Apoi faceți clic pe OK. Acest lucru vă va asigura că dimensiunea fișierului Excel este redusă.
Lucruri de amintit
- Formatul de fișier XLSB tinde să se deschidă și să se salveze într-un ritm mult mai rapid, cu toate acestea, există chiar și câteva lucruri de luat în considerare în cazul în care fișierele Excel bazate pe interogare și macro nu ar trebui convertite în XLSB, deoarece ar putea provoca erori funcționale în timp ce funcționează ca XLSB.
- De asemenea, dacă dimensiunea fișierului excel pentru formatul XLSX este de 5 MB la 7 MB, poate fi lăsată așa cum este, numai dacă dimensiunea fișierului XLSX se micșorează la cifre duble sau triple în MB. Apoi, fișierele Excel pot fi considerate pentru a reduce dimensiunea fișierului utilizând oricare dintre abordările cele mai potrivite.
- Există și alte abordări, cum ar fi utilizarea dosarului comprimat zip, acest lucru se face făcând clic dreapta pe fișierul Excel, mergeți pentru a trimite și apoi faceți clic pe un folder comprimat comprimat. Acest lucru va reduce dimensiunea fișierului în timpul partajării. Acest lucru se poate face, de asemenea, selectând mai multe fișiere și apoi comprimând fișierele într-un folder zip.
- Preferați tabelele pivot față de formulele utilizate pentru a rezuma datele pentru seturi de date în general mai mari, acest lucru va avea un impact mai mic asupra dimensiunii fișierului. De asemenea, dacă se face o utilizare mai mare a formulelor, schimbați modul de calcul automat în modul manual în fila formulă. Acest lucru va face fișierul deschis, făcând modificări, actualizând fișierul Excel și închizând fișierele mult mai repede.