Ce este o chitanță de numerar?
O chitanță de numerar este o confirmare tipărită a sumei de numerar primite în timpul unei tranzacții care implică transferul de numerar sau echivalent în numerar. Copia originală a acestei chitanțe este dată clientului, în timp ce cealaltă copie este păstrată de vânzător în scopuri contabile.
Cu alte cuvinte, este generat atunci când un furnizor acceptă numerar sau echivalent de numerar dintr-o sursă externă, cum ar fi un client, un investitor sau o bancă. De obicei, numerarul este recunoscut atunci când banii sunt preluați de la un client pentru a ajusta soldul creanțelor restante care se generează atunci când a avut loc tranzacția de vânzare a creditului. Poate fi văzut ca o colecție de bani care mărește soldul numerar și echivalent de numerar în bilanțul unei companii.
Formatul chitanței de numerar
În mod inerent, următoarele informații apar în această chitanță:
- Data la care a avut loc tranzacția
- Numărul unic atribuit documentului pentru identificare
- Numele clientului
- Suma de numerar primită
- Metoda de plată, adică prin numerar, cec etc .;
- Semnătura vânzătorului
Exemple de jurnal de încasări de numerar
Mai jos am luat câteva exemple de jurnale de încasări de numerar.
Exemplul nr. 1
Să luăm un exemplu de tranzacție de vânzare în numerar.
Să presupunem că un stand de limonadă a fost amenajat în cartier în timpul verii pentru a satisface clienții în weekend. Este un model de afaceri simplu cu vanilie, în care vânzătorul vinde un pahar de limonadă cu 5 USD, cu așteptarea ca clienții să plătească banii imediat.
Vânzătorul de limonadă nu vinde niciun pahar de limonadă la credit; în schimb, o chitanță imediată de numerar este recunoscută odată cu vânzarea (debitează contul de numerar, creditează contul de vânzări). În acest exemplu, vânzătorul vinde fiecare pahar de limonadă contra unei plăți în numerar de 5 USD de la client, iar apoi vânzătorul emite chitanța de numerar către client.
Exemplul nr. 2
Acum, să ne uităm la un exemplu asociat cu o vânzare de credit care are ca rezultat creanțe.
Să presupunem că există un mare distribuitor de televizoare care vinde o varietate de mărci diferite de televizoare. Distribuitorul activează de mult timp și are o rețea puternică de afaceri. Distribuitorul achiziționează televizoarele de la numeroși producători de televizoare și, datorită relației de lungă durată, distribuitorul oferă condiții de credit favorabile care îi permit să comande televizoare după cum este necesar. Perioada de creditare este de 30 de zile. În acest exemplu, un producător de televizoare ar înregistra o vânzare către distribuitor după livrarea televizoarelor către acesta; cu toate acestea, acesta nu este momentul în care producătorul ar înregistra chitanța.
În schimb, producătorul ar înregistra tranzacția de vânzare în contul de profit și pierdere și ar recunoaște un bilanț de creanță în bilanț, care se datorează în 30 de zile (debitează contul de creanță, creditează contul de vânzări). Chitanța ar fi emisă în cele din urmă numai atunci când plata efectivă se realizează sub formă de numerar sau cec. În acest caz, soldul de creanță restant se reduce, iar soldul de numerar ar crește (debitează contul de numerar, creditează contul de creanță).
Relevanță și utilizări
Nu este doar o dovadă a proprietății, ci este folosită și în alte scopuri. De exemplu, există cazuri în care comerciantul cu amănuntul ar cere unui client să producă chitanța de numerar, astfel încât schimbul sau returnarea articolelor cumpărate să poată fi aprobate. De asemenea, în cazul garanției produsului, vânzătorul poate solicita chitanța emisă în momentul vânzării produsului.
Un alt beneficiu primar, dar esențial, este completitudinea înregistrărilor contabile care susțin existența înregistrării tranzacțiilor. Unul dintre motivele semnificative pentru un audit este lipsa documentelor (cum ar fi încasările în numerar) care să susțină prezența tranzacției. Ca atare, deținerea unor astfel de chitanțe și depunerea corectă va evita riscul apariției unor probleme de audit. Fără aceste chitanțe, evidența contabilă este incompletă, ceea ce poate fi riscant pe termen lung.
De asemenea, o chitanță solicitată în timpul achizițiilor sau plăților poate fi utilizată în mod valid pentru a revendica drept cheltuială și apoi utilizată ca deducere a vânzărilor în cazul în care cumpărătorul este înregistrat cu o taxă de vânzare. Beneficiul impozitului pe intrare (impozitul pe vânzări pe cheltuieli) depășește impozitul pe producție (impozitul pe vânzări pe vânzări), atunci vânzătorul poate solicita rambursarea excedentului sau diferenței.
O altă importanță a încasărilor în numerar este că, în anumite momente, poate fi utilă și în scopuri fiscale. Poate fi utilizat pentru a minimiza sau reduce legal impozitul datorat. Deoarece poate fi folosit ca cheltuieli deduse vânzărilor, va reduce plata datorită venitului net mai mic.