Controalele contabile sunt procedurile și metodele care sunt aplicate de o entitate pentru asigurarea, validitatea și acuratețea situațiilor financiare, dar aceste controale contabile sunt aplicate pentru conformitate și ca o garanție pentru companie și pentru a nu respecta legile, normele și normele regulamentele.
Ce este controlul contabil?
Controalele contabile sunt măsurile și controalele adoptate de o organizație care duc la creșterea eficienței și conformității la nivelul întregii organizații și se asigură că situațiile financiare sunt exacte atunci când sunt prezentate auditorilor, bancherilor, investitorilor și altor părți interesate.
Există diferite tipuri de control aplicate în cadrul unei organizații. De asemenea, nu există nicio politică directă de control care să se aplice fiecărei organizații. Aplicarea controalelor pentru fiecare organizație este concepută și implementată pentru a se potrivi nevoilor sale, tipului de afacere, aspirațiilor, obiectivelor și altor orientări.
Tipuri de controale contabile
Există trei categorii majore de controale interne de contabilitate.
# 1 - Controale de detectivi
După cum sugerează și numele, aceste controale sunt controalele existente pentru a detecta orice discrepanță și abatere de la politicile în vigoare. De asemenea, servește scopului verificării integrității.
De exemplu - o verificare surpriză a soldului de numerar real în mână cu casieria și soldul de numerar conform conturilor va asigura dacă casierul își face treaba cu precizie sau nu. De asemenea, ar putea reflecta orice eroare de înregistrare contabilă. Într-un mediu computerizat în care numerele au un volum mare și procesarea de la capăt la cap a conturilor este efectuată de sistem, în aceste cazuri, am putea dori să punem o factură de test și să o urmărim până la finalizarea conturilor pentru a vedea dacă dă rezultatul dorit și este conform cu reglementările.
În același mod în care se compară stocul fizic real din depozit și stocul de închidere ca pe cărți, se va arăta dacă există o problemă în procesarea inventarului, orice furt sau pierdere normală. De asemenea, verificarea faptului că toate activele care apar în cărți sunt prezente fizic asigură siguranța activelor.
Acum, prin exemple, am înțeles că controalele detective sunt aplicate neregulat și sunt mai mult de natură de audit pentru a identifica erori sau discrepanțe.
# 2 - Controale preventive
Controalele sunt aplicate zilnic în cadrul organizației pentru a opri erorile sau discrepanțele care se întâmplă în primul rând. Putem spune că acestea sunt regulile pe care toată lumea din cadrul organizației trebuie să le respecte în munca lor de zi cu zi.
De exemplu - într-un mediu contabil, atunci când o persoană își rezervă o factură, aceasta se duce la o altă persoană pentru evaluare și aprobare inter pares. Odată contabilizată factura, plata se face de către o altă echipă. Aceasta se numește separarea atribuțiilor și asigură faptul că zilnic, o persoană nu are controlul asupra rezervării și plății facturilor.
Rotația locurilor de muncă este un exemplu clasic de control preventiv. Într-o organizație mare sau într-un loc critic, personalul este transferat la intervale regulate pentru a se asigura că orice persoană nu are acces la date sau active pentru o perioadă lungă de timp, ceea ce asigură faptul că persoana respectivă nu se implică în furturi sau ilegale. Activități.
Într-un mediu computerizat, backupul zilnic al datelor pe cloud este, de asemenea, un control preventiv pentru a evita orice pierdere de date.
# 3 - Controale corective
Acestea sunt comenzile care vin să fie salvate atunci când preventiv și detectiv, ambele controale nu au reușit să evite o eroare. Într-un mediu contabil, înregistrarea unei înregistrări de ajustare sau rectificare este un exemplu de controale corective. Odată ce cărțile sunt închise după exercițiul financiar și auditorii găsesc o problemă care trebuie soluționată. Deschiderea anuarelor financiare și efectuarea ajustărilor solicitate de un auditor este, de asemenea, o parte a unui control corectiv.
De exemplu - În timp ce postează o înregistrare în jurnal, contabilul a debitat domnul Tom în loc de domnul Robert pentru 500 USD. În acest caz, soldul de probă este încă de acord, iar ulterior verificării registrelor, această eroare a fost identificată. Intrarea de rectificare de aici este debitată de domnul Robert și de credit pe domnul Tom, fiecare cu câte 500 USD. Aceasta se numește control corectiv.
Exemple de control intern contabil
Mai jos sunt prezentate exemple de controale contabile.
- Segregarea atribuțiilor - procesatorul și aprobatorul ar trebui să fie două persoane diferite.
- Toți angajații trebuie să furnizeze un ID de utilizator independent și parole.
- Ar trebui făcută verificarea fizică a inventarului și a activelor.
- Reconcilierea bancară și alte reconcilieri ale soldului de încercare ar trebui făcute.
- Documentele privind procedura de operare standard ar trebui să fie făcute cu privire la fluxul procesului.
- Verificare surpriză a numerarului mic și a soldurilor de numerar.
Avantajele controalelor interne contabile
Mai jos sunt câteva dintre avantajele controalelor contabile.
- Jurnalul de acțiuni identifică persoana responsabilă pentru orice eroare.
- Acuratețea situațiilor financiare și a cererii de fonduri
- Utilizarea eficientă a resurselor în scopul urmărit
- Ajutor în facilitarea auditului
- O bază solidă pentru o creștere mai semnificativă
- Identificarea și rectificarea oricărei discrepanțe identificate
- Economisirea costurilor și a resurselor
Dezavantaje ale controalelor interne de contabilitate
Mai jos sunt câteva dintre dezavantajele controalelor contabile.
- Uneori iritant și consumator de timp pentru angajați
- Costul ridicat al menținerii controalelor și standardelor
- Supradependent pentru situațiile financiare și audit
- Duplicarea muncii
Puncte esențiale de remarcat despre schimbarea controlului contabil
- Orice schimbare într-un proces îl afectează pe celălalt.
- Modificarea nu ar trebui făcută la mijlocul unei perioade contabile, deoarece va afecta fluxul tranzacției.
- Orice modificare ar trebui să fie informată auditorilor.
- Orice modificare ar trebui, de asemenea, să fie documentată și comunicată bine cu toate părțile interesate.
- Ar trebui să fie rentabil.
Concluzie
Controalele interne de contabilitate nu sunt o evoluție recentă, acestea fiind în vigoare de mult timp. Cel mai semnificativ avantaj al controalelor contabile este că restabilește credința publicului larg în companiile cotate la bursă. Ca urmare a scandalurilor de mare valoare din Statele Unite ale Americii de către companii precum Tyco și Enron au zguduit încrederea publicului larg în sistemul contabil.
SOX este, de asemenea, cunoscut sub numele de Sarbanes-Oxley Act, a fost adoptat de Congresul Statelor Unite pentru a proteja părțile interesate de orice scandal de contabilitate corporativă. Acest lucru face, de asemenea, o obligație pentru organizații să respecte instrucțiunile de divulgare corporativă și alte cerințe. Ideea de aici este că controalele contabile sunt în prezent o parte integrată a oricărei organizații, fără de care sistemul contabil este ca o mașină fără frâne și nimeni nu vrea să meargă într-o astfel de mașină. Deci, este imperativ ca orice organizație care aspiră să crească mai bine și mai bine să aibă un control contabil robust.