Definiția contabilității contabile de plătit
Registrul conturilor de plătit, cunoscut și ca registrul creditorului, este registrul filial care listează detaliile diferiților furnizori sau furnizori ai companiei, împreună cu soldurile conturilor lor, evidențiind suma restantă de plătit de companie.
Urmărește informații specifice de plătit pentru fiecare factură, inclusiv:
- Data facturii
- Număr de factură
- Numele furnizorului / furnizorului
- Cantitatea de comandă
- Suma de plătit
Soldul contului contabil general pentru conturile de plătit este comparat cu soldul contabil final al conturilor plătibile pentru a se asigura că ambele conturi sunt potrivite. O astfel de comparație se face ca parte a procesului de închidere la sfârșitul perioadei (trimestrial / anual).
Exemplu de contabilitate de plătit
Să analizăm exemplul de mai jos pentru o mai bună înțelegere:
Tranzacțiile de cumpărare pentru Titan Sports Gear Company sunt:
- 12 martie: achiziționat 20.000 USD din inventar de mărfuri, cu termeni de 2/15 n 45, destinație FOB de la Furnizorii Mighty Sun
- 18 martie: marfa returnată în valoare de 3.000 USD, care a fost deteriorată în timpul livrărilor din 12 martie.
- 27 martie: Plătit pentru produsele achiziționate pe 18 martie de la Furnizorii Mighty Sun minus returnarea și reducerea.
Tranzacțiile contabile au fost înregistrate conform metodei inventarului perpetuu în următoarele înregistrări de jurnale de conturi de plătit:
Jurnal de cumpărare
Inventarul mărfurilor A / C Dr. …………………………………………… 20.000 USD
Conturi de plătit A / C …………………………………………………………… 20.000 USD
Jurnalul de plăți în numerar
Jurnal de interes general
Aceste jurnale vor fi postate în continuare în Conturile de plătit după cum urmează:
Cont de furnizor: Furnizori Mighty Sun
Registrul furnizorului / filialei va fi actualizat în consecință pentru furnizorii Might Sun ca:
După cum putem vedea din tabelele de mai sus, soldul furnizorului pentru Furnizorii Mighty Sun este de 0 USD (NIL), iar soldul conturilor de plătit este de asemenea 0 USD (NIL). Deoarece ambele sunt potrivite cu precizie, nu este esențial să pregătiți un întreg program de conturi de plătit. Dacă este în așteptarea oricărei sume, ar trebui să se facă un program separat al conturilor de plătit.
Tratamentul pentru creanțe ar fi, de asemenea, într-un mod similar.
Cu toate acestea, trebuie să existe o anumită precauție și coerență pentru a fi menținută. Acest exemplu este doar pentru un furnizor și o lună. Ar putea exista mai multe intrări și mai mulți furnizori pentru o firmă. Prin urmare, ar trebui să existe un mecanism adecvat, fără spațiu pentru erori, deoarece reconcilierea poate fi o sarcină dificilă.
Probleme în potrivire
Mai jos sunt modalitățile prin care controlul contabil poate ieși din sincronizare cu conturile de plătit:
- O intrare manuală a fost făcută într-una dintre cărți și nu s-a păstrat nicio altă înregistrare. Acest lucru va îngreuna reconcilierea.
- Postarea în contabilitate generală (GL) din modulul Conturi de plătit poate să fi fost dezactivată la un moment dat. Acest lucru se întâmplă în special în cazul înregistrării computerizate a intrărilor.
- Este posibil ca o sarcină de postare să fi fost întreruptă fie din cauza unei erori umane, fie a unei întreruperi a curentului electric în timpul lucrării. Trebuie luat în considerare un jurnal de tranzacții pentru intrările în afara soldului. În cazul în care lipsește un lot complet, istoricul facturilor trebuie comparat cu registrul.
- Există posibilitatea ca toate înregistrările să aibă loc cu succes la momentul intrării, dar fișierul a fost deteriorat între timp. Ca metodă de prevenire, copiile fișierului trebuie stocate într-un format fizic sau electronic.
Avantajele contului de plătit
- Acest registru poate oferi un instantaneu rapid al soldurilor actuale ale furnizorilor.
- Este util ca model pentru controlul intern și scopul auditului.
- Managerii și contabilii pot compara soldul subsidiar cu soldul contabil general pentru prevenirea erorilor.
- În plus, ajută la separarea sarcinilor între angajați. Ar exista un angajat separat care să înregistreze tranzacția și un altul care să verifice eventualele erori. Acesta va asigura eficiență și un control intern puternic.
- Aceste informații pot fi utilizate pentru crearea unui raport de îmbătrânire care va afișa în continuare numele vânzătorului cu notificări individuale restante. De asemenea, evidențiază suma restantă pentru fiecare factură care a rămas neplătită. Schimbările cauzate de fluxul de numerar ar fi, de asemenea, evidențiate.
- În plus, dacă există o creștere a numărului de facturi cu întârziere, aceasta poate evidenția probleme cu încasările de creanțe. Acesta subliniază faptul că clienții au nevoie de mai mult timp decât de obicei pentru a plăti, ceea ce poate necesita o atenție imediată.
Concluzie
Existența registrului de conturi de plătit nu este obligatorie, dar este de preferat pentru păstrarea conturilor curate și organizate. Astfel de registre ajută la urmărirea plăților de primit și de plătit pe mai mulți ani. Este un instrument critic și în timpul procesului de audit și poate fi conectat cu succes în cazul investigării intrărilor individuale.
Contabilii autorizați sau persoanele fizice cu studii superioare în comerț pot îndeplini astfel de sarcini, ceea ce face mai ușor pentru birourile mici și furnizorii să mențină astfel de conturi.