Ce este bugetarea?
Bugetarea se referă la procesul utilizat de companii în care se realizează proiecția detaliată a veniturilor și a cheltuielilor companiei pentru perioada specifică de timp viitoare, ținând cont de diferiții factori interni, precum și externi, care prevalează în acel moment.
Bugetul este planul care intenționează să stabilească veniturile și cheltuielile operaționale preconizate ale unei organizații pentru o perioadă viitoare. Cu alte cuvinte, pentru afaceri, bugetarea entității este procesul de pregătire a unei situații detaliate a rezultatelor financiare care sunt proiectate pentru o anumită perioadă. Este vorba de a estima viitorul, luând în același timp inputurile managementului, luând în considerare factorii interni și externi ai organizației.
În fiecare organizație, departamentul financiar joacă un rol vital în pregătirea bugetului, în consultare cu conducerea superioară. Este un document, care este trimis pentru verificarea stării de sănătate a organizației în perioada bugetată.
Bugetul este pregătit pentru a îndeplini diverse funcții, cum ar fi planificarea activităților, dezvoltarea proiectelor, testarea și implementarea programelor etc. Există numeroase astfel de funcții pentru care o entitate îl pregătește. Acest lucru poate crește șansele de a obține profituri în mediul dat și poate ajuta procesul de luare a deciziilor de gestionare.
Cu toate acestea, abordările pot fi împărțite în două puncte majore ca mai jos;
Abordare de sus în jos a bugetului
În abordarea de sus în jos, conducerea de vârf pregătește bugetul în funcție de obiectivul organizației și îl transmite managerilor pentru implementări. Sugestia și contribuțiile ar fi putut fi luate de la manageri înainte de pregătirea acesteia, dar luarea în considerare a sugestiilor lor pentru o astfel de pregătire este doar de profanarea conducerii.
Bugetarea de sus în jos începe cu estimarea costurilor la un nivel superior. Întregul buget este împărțit în sarcini de primul nivel, apoi sarcină sub nivel și apoi sarcină sub nivel.
- Managementul din tendințele și experiențele anterioare estimează costul și veniturile, păstrând în același timp influențele interne, precum și cele externe, cum ar fi creșterea / scăderea costului salarial, starea economică a țării etc.
- Experiența și condițiile actuale ale pieței sunt elemente esențiale pentru pregătirea bugetului. Se așteaptă ca managementul să cunoască actualitatea pieței, precum și istoria organizației.
- Conducerea poate primi contribuții de la manageri la pregătirea inițială. Acest lucru va ajuta conducerea să recunoască sentimentele personalului inferior și așteptările la nivelul organizației.
- Conducerea va lua în considerare presiunea marjei, factorii macroeconomici, cum ar fi o modificare a legislației fiscale, precum și factorii interni, cum ar fi alocarea resurselor.
- Managementul poate, de asemenea, să arunce o privire asupra colegilor, bugetelor și rentabilității acestora, pentru a le compara cu organizația. Acest lucru vă va ajuta să stabiliți obiective pentru organizație și să creșteți marja sau profitabilitatea și să depășiți performanța pe piață. Comparația cu colegii poate fi la nivelul cifrei de afaceri, la nivelul costurilor sau la nivelul global al profitabilității. Acest exercițiu ajută conducerea să afle motivele decalajului dintre organizații.
- Conducerea publică finalizarea bugetului poate fi pusă din nou pentru contribuțiile managerului. Conducerea poate lua în considerare intrările furnizate de manageri și le poate finaliza.
- După finalizare, conducerea va utiliza resursele în conformitate cu obiectivul stabilit de buget și, dacă este necesar, va fi pusă în legătură cu fiecare unitate / departament de afaceri mici.
Avantaje
- Va avea o abordare funcțională corporativă generală, mai degrabă decât o abordare divizionară, deoarece preocuparea conducerii va fi creșterea generală a organizației.
- Va fi în mâinile experimentate, iar managementul, dacă este necesar, poate lua ajutorul unui străin.
- Va fi rapid și problemele interdepartamentale vor fi ignorate.
- Va fi agresiv față de creșterea organizației.
Dezavantaj
- Managerii / managementul inferior vor fi motivați din cauză că aceștia nu au proprietate asupra bugetului și tind să simtă că managementul și-a stabilit obiective practic imposibile.
- Este posibil ca conducerea superioară să nu aibă informații strânse despre organizație și care ar putea avea un impact asupra bugetului acesteia.
- Comunicarea interdepartamentală va avea un succes, deoarece nu vor avea nici o idee despre modul în care managementul a stabilit obiective pentru fiecare dintre ele.
- Timpul considerabil al conducerii va intra în acest sens și poate pierde din calea strategiei.
- Se teme că este mai puțin precisă, întrucât managementul de nivel superior nu poate avea ideea cheltuielilor înțelepte.
Exemplu
ABC Limited își pregătește bugetul prin Abordare de sus în jos. Conducerea, pentru a crește profitabilitatea generală a organizației, stabilește un obiectiv pentru echipa de vânzări de a vinde 12000 de unități la un preț mai mic pentru anul respectiv. Cu toate acestea, unitatea de producție nu poate produce 12000 de unități într-un an, iar acest lucru poate duce la o ciocnire de zi cu zi între vânzări și producție. Dacă conducerea ar fi luat și inputuri de la unitatea de producție, această situație nu ar fi apărut. Pe de altă parte, echipa de vânzări a atins, dacă a atins obiectivul, se va aștepta la o creștere sau un stimulent pentru carnetul de comenzi, chiar dacă același lucru nu a fost livrat din cauza producției mai mici. Este posibil ca conducerea să fie nevoită să suporte acest cost fără nicio adăugare în linia superioară.
Aruncați o privire la acest curs de modelare financiară, unde aflați totul despre proiectarea declarațiilor de venit, a bilanțurilor și a fluxurilor de numerar, împreună cu factorii cheie de afaceri, venituri și costuri.
Abordarea de jos în sus a bugetului
În abordarea ascendentă, managerii vor pregăti bugetul în funcție de departament / unitate de afaceri în funcție de informațiile și experiențele anterioare și vor prezenta aceleași informații conducerii pentru intrările și aprobarea lor.
Abordarea de jos în sus începe prin identificarea diferitelor operațiuni și sarcini efectuate de organizație. Fiecare unitate a organizației trebuie să prezinte resursele și fondurile solicitate de acestea în bugetele lor. Departamentul financiar consolidează apoi cerința de finanțare a întregii organizații, iar departamentul resurse umane va consolida resursele necesare. Bugetul combinat este pus la dispoziția conducerii pentru aprobare.
- Managerii din experiențele lor din trecut și implicarea lor în activitatea de zi cu zi vor pregăti un buget pentru perioada următoare. Conducerea le-a cerut să-și stabilească obiectivele referitoare la venituri, precum și la costuri.
- Se așteaptă ca managerii să ia în considerare condițiile pieței și presiunile de marjă și să-i ajute să o facă mai realistă.
- Se așteaptă ca managerii să depășească mediul intern și să ia în considerare influențatorii externi.
- Managerii pun apoi bugetul conducerii pentru revizuire și aprobare. Va avea o explicație pentru fiecare articol și, dacă există o diferență semnificativă față de bugetul perioadei anterioare, aceasta ar trebui să fie evidențiată conducerii împreună cu explicația.
- Postează revizuirea și rezoluția interogării, aceasta va fi finalizată și implementată în fiecare unitate de afaceri.
Avantaje
- Managerii vor fi motivați, deoarece proprietatea asupra bugetului este în mâinile lor.
- Va fi mai realist, deoarece managerii vor avea o mai bună cunoaștere a operațiunilor organizației.
- Managerii vor fi mai dedicați organizării și obiectivelor stabilite de aceștia, deoarece aceștia sunt proprietarii aceleiași.
- Conducerea superioară va trebui acum să se concentreze doar pe strategia generală de afaceri, mai degrabă decât pe o unitate de afaceri.
- Poate fi destul de precis pentru sarcina individuală, ceea ce duce la o acuratețe generală peste bugetul total.
Dezavantaj
- Este posibil ca bugetul să nu fie egal cu obiectivul general al organizației, deoarece a fost pregătit de către manageri la nivelul unității de afaceri.
- Poate fi lent și pot apărea dispute între departamente.
- Conducerea poate pierde controlul asupra prognozelor organizației.
- Managerii pot stabili obiective ușor de atins pentru a reduce presiunea din partea acestora.
Exemplu
La un preț mai mic, echipa de vânzări a bugetat vânzarea de 20000 de unități și aceleași unități bugetate și în funcție de producție, cu stimulent suplimentar pentru toți lucrătorii la $ 1. În cele din urmă, echipa de vânzări a atins obiectivul la un preț mai mic și, de asemenea, echipa de producție. Cu toate acestea, profitabilitatea generală a organizației va avea un succes ca stimulent acordat producției, precum și o echipă de vânzări, va sta în cost. Deci scopul general al organizației de a maximiza profitul nu va fi suficient chiar dacă creșterea vânzărilor și a producției.
Tipuri de buget
Abordarea către buget depinde de faza organizațiilor. O nouă pornire va avea o bugetare incrementală sau o bază zero, în timp ce o companie matură poate avea Kaizen sau o bugetare de bază. Să discutăm primele 5 tipuri de bugete -
# 1 - Bugetare incrementală
Acest tip de bugetare este, de asemenea, numit metoda tradițională prin care este pregătită luând bugetul perioadei curente ca punct de referință, cu sumele incrementale adăugate apoi pentru noua perioadă.
În bugetarea incrementală, cifrele pentru fiecare cheltuială și venituri încep cu cifrele efective din anul precedent și sunt ajustate pentru inflație, creșterea generală a pieței și alți factori pe care managementul le consideră adecvate. De exemplu, într-o organizație salariul total plătit angajaților într-un anumit an este de 500.000 USD. Când se pregătește pentru anul următor, se va da chestiunea conducerii că au nevoie de încă cinci noi angajați, care vor fi plătiți câte 30.000 de dolari fiecare și, de asemenea, o creștere de 10% angajaților existenți. Prin urmare, bugetul pentru salariu ar fi Rs. 700.000 USD (500.000 USD + 10% creștere pentru angajații existenți + (30.000 USD * 5 noi angajați).
# 2 - Bugetare bazată pe zero (ZBB)
În ZBB, toate numerele se resetează la zero și s-a gândit din nou la toate elementele bugetului. Noile numere ale fiecărui articol vor fi justificate cu un raționament adecvat și nu vor fi cifre ad-hoc.
Acest tip de bugetare ajută conducerea să evite cheltuielile tradiționale care nu mai sunt necesare. Deoarece baza este zero, conducerea poate acorda o nouă gândire fiecărui element de cheltuială și reevaluează cerința sau posibilele economii de costuri.
# 3 - Bugetare de bază (BB)
Acest tip de buget pregătit pentru a ști cât de multe cheltuieli vor fi acolo doar pentru a supraviețui (continuarea activității). Cu toate acestea, orice cheltuială incrementală care depășește acest nivel trebuie să fie justificată în funcție de costuri în raport cu beneficiile acelorași.
În general, a fost pregătit în companii care se confruntă cu o criză de numerar. Pentru a reduce costurile, conducerea poate face doar un buget pentru supraviețuire și orice cheltuială suplimentară va fi întreruptă. De exemplu - chiria, electricitatea și personalul primar sunt esențiale pentru conducerea companiei, dar cheltuielile de formare, picnic și sărbători nu sunt necesare pentru supraviețuirea companiei.
# 4 - Bugetare bazată pe activități (ABB)
Acest tip de buget este pregătit cu intenția de a identifica operațiunile care generează costuri pentru afaceri și cum poate fi redus costul menționat față de nivelul actual. Acest tip de bugetare este utilizat mai ales într-o organizație matură.
Bugetarea bazată pe activități este un exercițiu extins pentru a găsi costul nostru pentru fiecare activitate într-o organizație mare și pentru a evalua valoarea adăugată a acestora. Acest exercițiu include, de asemenea, o procedură alternativă pentru a efectua aceeași activitate sau atingerea aceluiași obiectiv, reducând în același timp costul. În aproape fiecare organizație, direct sau indirect, această bugetare este pregătită și realizată. Cu toate acestea, depinde de concentrarea conducerii pentru ao mări sau a o reduce la un anumit nivel.
# 5 - Bugetarea Kaizen
„Kaizen” înseamnă îmbunătățire continuă, iar acest tip de buget este conceput pentru îmbunătățirea costurilor și maximizarea veniturilor.
Kaizen este un cuvânt japonez care înseamnă îmbunătățirea continuă a practicilor de lucru, eficiența personală, etc. Bugetarea Kaizen se referă la metode inovatoare de îmbunătățire a eficienței organizației. Bugetarea Kaizen este utilizată în cea mai mare parte de organizații de vârf, care are o abordare pe termen lung, iar ieșirea de numerar pe termen scurt nu este un lucru important pentru ei.