Cumpărați jurnale (definiție, exemplu) | Ce este un jurnal de cumpărare?

Ce este Jurnalele de cumpărare?

Jurnalele de cumpărare sunt jurnale speciale utilizate de o organizație pentru a ține evidența tuturor achizițiilor de credit. Este, de asemenea, cunoscut sub numele de carte de cumpărare sau zi de cumpărare. În timp ce tranzacțiile de credit sunt înregistrate în portofoliul de cumpărături, achizițiile în numerar sunt înregistrate într-un jurnal general. Este demn de menționat faptul că numai achiziționarea prin credit a bunurilor este înregistrată în astfel de jurnale și orice cheltuială de capital este exclusă.

Majoritatea organizațiilor au un departament de achiziții separat care se ocupă de procesul complet de cumpărare, care sunt identificarea bunurilor necesare, clasificarea, cererea de ofertă, plasarea comenzii și confirmarea primirii bunurilor care corespund descrierii dorite.

Componentele înregistrării jurnalului de cumpărare

# 1 - Două petreceri

În fiecare achiziție, există două părți, un cumpărător și un vânzător. Ambele părți sunt de acord cu un preț care este plătit de cumpărător în considerarea bunurilor sau serviciilor. Acest preț de achiziție este suma tranzacției pentru toate jurnalele de achiziție. Persoana sau organizația de la care se face achiziția se numește Furnizor și la achiziționarea pe credit, Furnizorul va apărea ca Creditori în bilanț până la momentul efectuării plății.

# 2 - Achiziție de credit

O organizație achiziționează diverse bunuri și servicii de la mai mulți furnizori. Când bunul este achiziționat cu credit, se afișează următoarea intrare în jurnal - Să presupunem că X Ltd. a cumpărat bunuri în valoare de 500 USD de la Y Ltd.

Când se face plata -

# 3 - Factură

Factura este un document emis de vânzător cumpărătorului. Este un document detaliat. Conține data facturii, numele și adresa Furnizorului, numele organizației către care este facturată, adresa și numele organizației în care sunt expediate mărfurile, cantitatea și descrierea mărfurilor, metoda de plată necesară furnizorului, moneda a facturii, taxelor etc. Factura este un document important, care este o problemă împreună cu bunurile, iar când ajunge la cumpărător, cumpărătorul va potrivi bunurile sosite cu Comanda de cumpărare plasată.

 # 4 - Departamentul de achiziții

Majoritatea organizațiilor au un departament de achiziții separat, care este responsabil pentru achiziționarea bunurilor. Deci, atunci când orice persoană sau departament are nevoie de bunuri, trebuie să trimită o cerere către departamentul de achiziții, dacă bunurile sunt deja disponibile în stoc sau depozit, departamentul de achiziții va emite bunurile. Dacă bunurile nu sunt disponibile, echipa de cumpărători va identifica Furnizorul care este specializat în bunurile necesare și vor plasa comanda. Odată ce comanda a sosit, aceștia vor verifica dacă se potrivește cu descrierea cerută și cantitatea se potrivește cu ceea ce a fost solicitat. Odată ce departamentul de achiziții confirmă faptul că bunurile au fost primite, factura se duce în conturi pentru plată.

 # 5 - Notă de credit

În cazurile în care bunurile furnizate nu corespund descrierii, au probleme de calitate sau daune, iar Cumpărătorul trebuie să o returneze Furnizorului. Apoi Furnizorul va emite un document numit Notă de credit, care va fi ajustat în funcție de plățile bunurilor în viitor. Să presupunem că X Ltd. a returnat o valoare de 1.000 USD, iar Y Ltd. a emis o notă de credit pentru această valoare. Data viitoare când X Ltd. va achiziționa 5.000 USD, trebuie să plătească doar 4.000 USD, întrucât 1.000 USD vor fi ajustați în funcție de nota de credit.

# 6 - Carte de cumpărare

Cartea de cumpărături înregistrează toate achizițiile de credit într-un singur loc, iar detaliile furnizorilor, numărul facturii, moneda, cantitatea și alte detalii sunt menționate acolo. Soldurile pentru acești Furnizori din portofoliul de achiziții sunt transferate către registre majore individuale și un total de capete de cheltuieli este debitat într-un cont de cheltuieli. Aceasta este una dintre cărțile de bază în procesul de evidență contabilă, care este esențială în pregătirea soldurilor contabile, a soldului de probă și a conturilor finale. Mai jos este un eșantion de carte de achiziții XYZ Ltd pentru august 2019. În acest caz, soldurile de 500 USD, 1.000 USD și 2.000 USD vor fi înregistrate în registrele individuale ale Nike, Adidas și PUMA Ltd. De asemenea, contul de cumpărare va fi debitat cu 3.500 USD.

Avantajele revistelor de cumpărare

  • Detaliile tuturor furnizorilor se găsesc într-un singur loc, ceea ce ajută la reconcilierea soldurilor contabile și a probei
  • Ușor de întreținut și de urmărit datele pentru analiza Furnizorului
  • Achiziția totală de credit și tipul de achiziție se găsesc la un singur loc
  • Un document esențial pentru buna funcționare a departamentului de achiziții
  • În timpul auditurilor de la sfârșitul anului, găsirea numerelor de factură aferente oricăror Furnizori devine accesibilă din jurnalele de cumpărare
  • Una dintre cărțile celebre și întreținute pe scară largă

Dezavantaje ale jurnalelor de cumpărare

  • Este nevoie de un contabil separat care costă timp și bani
  • Dacă un cont de furnizor greșit este selectat în registrul de achiziții, acesta duce la erori în pregătirea soldului de probă și a conturilor finale

Concluzie

Jurnalele de cumpărare sunt o parte vitală și esențială a procesului contabil al oricărei organizații. Atunci când este implementat cu atenție, un sistem de sunet va ajuta la achizițiile la timp, ceea ce va duce la economisirea de timp și bani. De asemenea, analiza de cumpărare extrasă din aceste reviste ajută la negocierea de noi contracte. Jurnalele de cumpărare ajută, de asemenea, la gestionarea creditorilor, la urmărirea stării mărfurilor returnate, a notelor de credit și a soldurilor contabile actualizate ale furnizorilor, toate acestea fiind necesare pentru ca o afacere să aibă succes și să fie actualizată. De asemenea, ajută la facilitarea auditului prin furnizarea datelor necesare auditorilor.